La présente charte reconnaît toute la place des associations étudiantes sur les campus UNILASALLE. Elle rappelle l’importance et le sens qu’a la vie associative dans la pédagogie de nos écoles et particulièrement dans la tradition lasallienne qui nous unit aujourd’hui.
Cette charte fixe les devoirs, obligations et droits qui leur sont conférés dans ce cadre. Les membres des associations, comme tous étudiants d’UNILASALLE, doivent par ailleurs respecter l’ensemble des textes régissant la scolarité au sein de l’établissement, le règlement du campus comme le règlement pédagogique.
La présente charte est valable pour une année académique. Elle doit être signée par le Président de chaque association ou le responsable de chaque Commission de l’AGE, du BDS ou club du BDE, et versée au dossier de demande d’accréditation.
MISSION ET OBJET DES ASSOCIATIONS
La mission première d’une association UNILASALLE est de permettre aux étudiants d’assurer de manière structurée et dynamique la richesse de la vie du campus. Elle leur donne en effet les moyens de répondre aux aspirations et aux besoins de la vie étudiante de manière autonome et responsable avec le sens de l’entreprenariat de l’innovation et du service.
Associées au Programme IES – Innover, Entreprendre, Servir, les associations étudiantes sont non seulement permises mais surtout encouragées, soutenues et financées parce qu’elles répondent aux valeurs héritées de l’histoire lasallienne :
« La capacité à s’engager, le sens des responsabilités et celui du service envers la collectivité, le respect de l’Autre et de la différence, l’esprit de justice et d’équité, en réponse aux différents types de pauvretés de notre société. »
Les associations permettent en effet aux étudiants de s’engager et de prendre des responsabilités individuelles et collectives en s’impliquant dans le groupe : pour le bien du groupe lui-même et de l’ensemble des bénéficiaires de l’association selon son objet. « Ensemble et par association » est la devise Lasallienne par excellence qui manifeste pour nous le sens et la pertinence de la pédagogie par le groupe et que la vie associative incarne parfaitement.
Engagés dans les associations du campus, les étudiants peuvent donc réaliser ensemble de grands projets, incarner leurs ambitions et être des acteurs de changement et de progrès. A ce titre, l’investissement dans ces relations de leadership doit aussi permettre de grandir en compétences personnellement. Les associations sont un des premiers lieux d’exercice des compétences transverses (Stratégie, management, gestion de projet, gestion financière, démarche qualité) mais aussi humaines, relationnelles et sociales : elles doivent donc fournir un cadre administratif, stratégique et qualitatif qui permette cette mise en pratique.
En articulation avec cette dimension « professionnalisante », il est essentiel de rappeler qu’à travers leur engagement volontaire dans une association, les étudiants découvrent aussi l’importance de la gratuité et du service. Les associations ont pour mission de fournir un cadre où cette expérience pourra être appréciée et cultivée.
Au final, la vie associative vécue selon ses missions générales et spécifiquement Lasalliennes, permet aussi de susciter l’amitié, de l’éprouver et de la renforcer. Elle est un des moyens essentiels pour garantir une vie de jeune où s’expriment les passions, la joie, les désirs et la créativité, l’humour et la détente. Il faut alors concevoir la vie associative comme une réalisation concrète de la formation intégrale, visée du projet éducatif lasallien.
Les objets des associations peuvent donc être très divers : organiser et enrichir la vie de campus, créer et organiser des évènements, approfondir les disciplines de spécialités jusqu’à l’affiliation à des associations professionnelles, porter des projets de développement et de solidarité, développer le sport, la culture et les loisirs. Une association poursuit un objet bon, utile et en accord avec les visées communes de la communauté éducative, salariés et étudiants réunis. Aucune association réservée à un nombre restreint d’étudiants pour des raisons politiques, sociales, ou culturelles ne sera autorisée et accréditée.
Fonctionnement des associations
Les associations accréditées sont régies par la loi 1901. Elles doivent en respecter l’ensemble des dispositions, notamment déposer des statuts précis et déclarer tout changement de bureau ou de statuts en préfecture. Toute demande d’hébergement ou de domiciliation d’une association sur les campus UNILASALLE doit faire l’objet d’une autorisation préalable de la Direction de la Mission Educative et de la Vie Etudiante – DMVE. Pour être accréditées par la DMVE, les associations étudiantes doivent remettre l’ensemble des pièces du dossier listées au point 9 de cette charte. Tout changement de statut, de composition du bureau, voire la dissolution de l’association, devra par contre être signalé sans délai à la DMVE.
Les associations doivent mettre en place une gouvernance transparente et efficace qui garantisse une saine gestion de l’association. La Direction d’UNILASALLE peut être associée aux décisions importantes. D’une façon générale, l’association devra répondre à toute sollicitation de la DMVE concernant son fonctionnement et ses activités.
La réussite collective d’une association débute par sa prise en main par une nouvelle équipe, se structure par la réussite des actions menées et des évènements organisés, une vie d’équipe dynamique et positive ainsi qu’une gestion financière saine et consolidée. Elle s’achève et se réalise au final par la réussite de la passation suivante.
Les associations ne bénéficiant pas d’une démarche qualité garantissant une amélioration continue sont invitées à mettre en place une stratégie moyen terme qui permette le déploiement de l’association au-delà de la juxtaposition des projets portés annuellement par les bureaux successifs. La DMVE est le partenaire privilégié de ce travail d’accompagnement.
Subventions : Dans le cadre de la remise de leur dossier d’accréditation, les associations peuvent faire une demande de subvention. Les dossiers de demande de subvention sont étudiés en fin d’année académique et les réponses données fin juin début juillet. Dans le cas d’une réponse positive, les versements des subventions seront faits à partir du 1° septembre suivant.
Les subventions sont attribuées généralement selon plusieurs critères non exhaustifs : Importance de l’association pour un nombre important d’étudiants, absence d’autres moyens de financement, importance et intérêts des projets portés et proposés, pérenité des associations dont l’Ecole a souhaité la création et qu’elle continue de soutenir.
Le montant de la subvention ne devrait pas être supérieur au montant des cotisations des adhérents sauf pour les activités liées à l’AGE, au BDA ou au BDS et pour les associations dont la création a été initiée ou demandée par la Direction.
Recrutement, ouverture des associations : Chaque année une association accueille de nouveaux membres parmi les étudiants UNILASALLE pour assurer sa gestion. Le choix de ces nouveaux membres (processus dit de « recrutement » ou « Passation ») doit se faire dans le strict respect des principes d’égalité et de transparence et être justifiable auprès de la DMVE. Ce choix ne peut être le fruit d’un arbitrage en raison de l’appartenance d’un étudiant à un programme, une culture, une origine, un genre, une apparence physique ou encore une opinion politique. Le processus de recrutement doit être organisé et doit faire une large place aux étudiants primo-entrants, en particulier les étudiants internationaux, admissions parallèles.
Les associations sont encore encouragées à favoriser le vote plutôt que la cooptation pour la réalisation des passations, ceci afin de garantir un maximum d’ouverture sur la base de principes démocratiques justes et clairs.
Bizutage : Que ce soit dans le cadre de l’intégration ou de l’accueil de nouveaux membres dans les associations, il est essentiel de rappeler l’interdiction stricte du bizutage. L’article 14 de la loi du 17 juin 1998 en rappelle la définition : « le fait pour une personne, d’amener autrui, contre son gré ou non, à subir ou à commettre des actes humiliants ou dégradants lors de manifestations ou de réunions liées aux milieux scolaire et socio-éducatif ».
Il est rappelé que tout acte de bizutage (organisation, aide, ou caution passive) est interdit tant dans l’enceinte de l’établissement qu’à l’extérieur et est passible de sanctions disciplinaires et pénales. Il s’agit d’un délit puni par le code pénal français de six mois de prison et 7 500 euros d’amende, et ce que la victime soit consentante ou non. Ces peines sont doublées si la victime est une personne vulnérable. Les personnes morales telles que les associations peuvent également voir leur responsabilité engagée.
Si un participant est victime ou témoin d’un acte de bizutage, il devra en informer sans délai la DMVE et dans le cas de faits avérés il sera invité à déposer une plainte au commissariat ou à la gendarmerie de son choix. Le Directeur Général, en tant que représentant de l’association UNILASALLE, pourra saisir alors le Procureur de la République et engagera des poursuites disciplinaires contre les auteurs et les personnes qui ont contribué au bizutage.
Vie associative et Vie académique : Les activités associatives doivent se développer en harmonie avec la vie académique, qui reste la raison première de l’appartenance à UNILASALLE. La visée de la formation intégrale justifie en effet la nécessaire articulation de l’académique et de l’extra-académique : les deux ne doivent pas s’opposer mais se respecter et s’enrichir mutuellement. D’une façon générale, les activités associatives ne doivent pas porter atteinte à l’organisation et au bon fonctionnement de l’établissement et au déroulement du programme pédagogique.
- Les associations et leurs membres veilleront donc toujours à ce que les évènements organisés respectent le rythme académique.
- Les absences que peut justifier la vie associative doivent être anticipées, justifiées et raisonnables : c’est au responsable d’année et à la DMVE associés d’en valider la pertinence et la possibilité.
- Un étudiant engagé dans la vie associative pourra s’en voir interdire la possibilité si son assiduité en cours et ses résultats le placent en situation de ne pas réussir son année.
Evènements : Les associations veilleront à proposer à la DMVE une planification de leurs grands évènements pour l’année N+1 au mois de mars. C’est à partir de ces propositions que le calendrier général d’ UNILASALLE pourra être déterminé en les intégrant de manière harmonieuse et répartie avec les aménagements de planification et/ou des absences en cours nécessaires à leur réalisation (Intégration, soirée prestige, Sainte Barbe, RDD, Gala, Course Croisière, Ovalies…).
Sécurité : Les associations doivent veiller à souscrire les assurances liées à leurs activités et manifestations mais également à protéger leurs dirigeants et les biens personnels de l’association. Pour l’ensemble des évènements elles doivent rencontrer le Responsable Sécurité d’UNILASALLE afin de valider ou non la nécessité de monter un dossier sécurité. Dans la mesure où un tel dossier est nécessaire, c’est encore par lui qu’il faudra le faire valider en tant qu’il décrit l’ensemble des actions à mettre en œuvre pour que nos évènements soient irréprochables en termes de sécurité des biens et des personnes selon un calendrier déterminé par avance et respecté.
Soirées : Les associations s’engagent à respecter les procédures de la vie étudiante pour la détermination du calendrier des soirées du campus, pour leur organisation et leur gestion – dont en particulier les points suivants :
- Respect des horaires (soirée 1h – 3h dix fois dans l’année – 2h la veille des jours non travaillés pour TOUS)
- Pas de promotion de la consommation d’alcool (cf. règlement du campus : pas d’alcool fort, état d’ébriété interdit, jeux d’alcool interdits…)
- Nécessité des moyens de sensibiliser et d’accompagner la sécurité routière des participants aux soirées sur le campus et exceptionnellement à l’extérieur. Nécessité de garantir un couchage ou un transport collectif pour les échanges entre les campus de Rouen et Beauvais incluant une soirée
- Nécessité de justifier de la présence de 4 étudiants formés au secourisme (à inscrire au formulaire de réservation du dossier de candidature à une soirée)
- Nettoyer parfaitement le foyer, la terrasse et l’ensemble des abords le soir même (sanctions financières de la part du foyer et état des lieux des surveillants de nuit)
Communication, stratégie de marque et NOTORIETE
Les associations des campus UNILASALLE développent leur propre communication en accord avec la communication Institutionnelle et la stratégie de marque UNILASALLE.
Leur communication doit être en accord avec la charte graphique que la Direction de la Communication rend disponible et consultable en ligne. Elles devront donc par ailleurs faire valider par cette même Direction les produits communicationnels qui impliquent l’Ecole, son nom et son logo (affiches, logos, flyers, vidéos…) et les supports de communication qui véhiculent l’image de l’école (nom, logo, etc.).
La Direction de la communication de l’école se tient disponible, en la personne de la chargée de communication institutionnelle, pour tout besoin d’accompagnement sur la stratégie de communication des projets étudiants.
Les associations sont encouragées à développer des stratégies de communication afin de permettre la bonne réussite de leurs évènements mais aussi afin de toucher de plus larges publics. Ce faisant, elles contribuent à la croissance de la notoriété d’UNILASALLE. Elles s’engagent donc aussi par la présente charte à ne pas porter atteinte à l’image et aux valeurs d’UNILASALLE et à avoir une vigilance particulière sur les publications qui seront faites au titre de l’association (Asso, Com’ ou bureau de promo) sur les réseaux sociaux et tout type de support.
Valorisation du bénévolat dans le cadre DU PROGRAMME IES
L’organigramme de l’association ou de la Com’ doit être transmis dans les plus brefs délais après la passation à la DMVE, afin que 20h d’IES soient automatiquement validées pour les étudiants en responsabilité (membres organisateurs).
D’autre part, les associations et leurs commissions doivent vérifier les engagements de service réalisés à leur bénéfice par les étudiants qui en ont fait la déclaration. Cette validation doit être faite de manière juste et rigoureuse ; c’est une responsabilité importante, reflet de la confiance faite aux responsables associatifs.
La validation des engagements réalisés doit être effectuée par retour de mail auprès de la DMVE dans un délai d’une semaine. Pour les évènements qui ont lieu au mois de mai, ce délai doit être réduit à son minimum pour permettre aux jurys d’avoir la totalité des informations sur les IES effectués par les étudiants.
Relations entreprises
Les Associations s’engagent à gérer leurs partenariats avec les entreprises et autres institutions avec le plus grand respect de leurs organisations et en pleine cohérence avec la politique d’UNILASALLE en la matière. Elles doivent donc informer la Direction des relations entreprises des partenariats envisagés et engagés afin d’en valider la cohérence avec la politique entreprise UNILASALLE et afin que l’ensemble de ces partenariats puissent être connus, valorisés, rappelés et entretenus.
Engagement solidaire et projet internationaux
Certaines associations étudiantes, en fonction de leur nature, peuvent aussi proposer des engagements solidaires aux étudiants. Il faut pour cela que la mission soit conforme au cahier des charges des engagements de solidarité (durée d’engagement minimum, dimension de rencontre avec des personnes en difficulté ou action pédagogique envers des enfants). La fiche type décrivant l’engagement doit être validée par la DMVE avant que la mission soit proposée aux étudiants.
Les étudiants, ayant un projet de voyage solidaire (dans le cadre du réseau UNILASALLE, équipe Sémil par exemple) doivent participer aux différents temps d’accompagnement proposés par la DMVE. Ils ont l’obligation de participer à la formation au départ et au temps de relecture au retour du voyage.
Développement durable
Toutes les associations ont de par leur fonctionnement et leur objet un impact DD-RSE. Il appartient à chacune d’elle de se mobiliser pour développer l’exemplarité, la sensibilisation et la responsabilité à ce propos et notamment :
- s’assurer de la viabilité économique des projets et de l’association elle-même,
- instaurer une gouvernance équitable, bienveillante, responsable et collaborative,
- limiter son impact environnemental négatif (déplacements, déchets et pollution visuelle ou auditive) pour renforcer l’impact environnemental positif (biodiversité, paysage, mobilité partagée, actions spécifiques).
Les associations faisant partie intégrante d’UNILASALLE doivent être impliquées dans la démarche développement durable de nos campus. Un référent développement durable devra ainsi être nommé dans chaque association afin que la Direction développement durable puisse avoir un interlocuteur privilégié.
La Direction DD se tient à leur disposition pour les accompagner. La qualité de cet accompagnement sera fonction de la réflexion et de son anticipation. Pour les associations qui interviennent sur les exploitations, il est nécessaire de se mettre systématiquement en lien avec leur responsable.
Accessibilité et handicap
Il est demandé aux associations de rendre accessibles les évènements qu’elles organisent (qu’ils soient ouverts à un public extérieur ou non), ainsi que de développer la dynamique inclusive de la vie de leur équipe (accessibilité des temps de réunion, des team-building, …). Chaque association nomme un référent handicap. Le chargé de mission handicap d’ UNILASALLE proposera une formation annuelle à ces référents, et se tiendra disponible pour conseiller sur la mise en place d’aménagements et l’évaluation de l’accessibilité d’évènements.
Les associations étudiantes peuvent adhérer à la FEDEEH (Fédération Etudiante pour une Dynamique Etudes et Emploi avec un Handicap – www.fedeeh.org) qui propose plusieurs fois par an des formations gratuites sur l’accessibilité et la sensibilisation aux situations de handicap, ainsi que des financements pour le développement de projets ou d’actions inclusives.
L’association Handi-LaSalle peut être également interpellée pour l’organisation d’actions de sensibilisation au handicap.
Constitution du dossier d’accréditation
- Rapport d’activité
- Projet évènements N+1
- Bilan financier et budget prévisionnel
- Récépissés de la préfecture pour les changements de bureau / Liste de la composition des petit et grand bureaux
- Copie des statuts et RIB pour les nouvelles associations
- Demande éventuelle de subventions
- Signature de la charte des associations
Services mis à disposition par UNILASALLE
UNILASALLE accompagne le développement des associations étudiantes. Les Associations peuvent solliciter les Enseignants-chercheurs et les administratifs d’UNILASALLE, dans la limite de leurs disponibilités, afin d’obtenir tout conseil utile dans le cadre de leurs projets et activités. Les collaborateurs d’UNILASALLE pourront conseiller les associations étudiantes dans le cadre de la gestion de leur association, l’accompagnement de leur projets ou la recherche de partenaires entreprises et/ou institutionnels. Dans le cadre des associations semi professionnelles, de type Student chapter (SEG, AAPG…), il faut obligatoirement un référent enseignant. L’association veillera donc à indiquer le nom de l’Enseignant-Chercheur référent dans le tableau des signataires de la Charte.
Pour garantir un bon fonctionnement et accompagner les responsables des associations, l’AGE ou le BDE, en collaboration avec le responsable de la vie étudiante mettent en place chaque année une formation pour deux à quatre membres minimum par association (dont le Président, qui désignera les autres participants). La participation est obligatoire pour toute association accréditée. D’autres formations pourront être mises en place en fonction des besoins et des demandes des associations étudiantes.
Dans le cadre de leurs activités, les associations peuvent bénéficier d’un bureau ou d’un local dans les locaux de la vie étudiante. Elles s’engagent à prendre connaissance de la convention d’occupation du foyer et de tout autre lieu géré par l’AGE ou le BDE.
Les associations peuvent encore bénéficier de la mise à disposition temporaire de salles de réunion, d’amphithéâtres ou d’autres espaces du campus. Elles s’engagent à respecter tous les termes du contrat par lequel UNILASALLE met à leur disposition ces espaces. Les Associations s’engagent à restituer dans l’état d’origine et à la date prévue toute salle que UNILASALLE aura pu mettre à leur disposition ainsi que tout matériel.
Les Associations s’engagent à respecter les murs / panneaux d’affichage mis à leur disposition, et à proscrire toute démarche d’envoi de courriers électroniques pouvant être assimilée à du spamming ou d’affichage sauvage.
Les Associations accréditées peuvent solliciter la domiciliation de leur association sur les campus UNILASALLE auprès du Directeur de la Mission Educative et de la Vie Etudiante. Elles peuvent solliciter également l’octroi d’une adresse mail en @asso.unilasalle.fr et communiquer librement en interne comme en externe dans le respect de la présente charte.
Règlements en vigueur
- Le cadre juridique réglementant les associations loi 1901,
- Le Règlement du campus et le Règlement pédagogique,
- La charte des associations et la convention d’occupation du foyer,
- Les directives ministérielles concernant la vie étudiante : particulièrement au sujet des weekends d’intégration et l’interdiction du bizutage
- Le cadre législatif et normatif français : aucune association UNILASALLE ni aucun étudiant n’agit en dehors de ce cadre qui s’impose à tous et à chacun sur le territoire,
- Le cadre juridique de pays étrangers et le droit international pour tout projet qui permet à des associations de réaliser des actions à l’étranger – notamment dans le cadre des projets humanitaires et solidaires. Les directives du Ministère des Affaires Etrangères concernant les pays à risque et à éviter.
APPLICATION ET DUREE DE LA CHARTE
La présente Charte s’applique à toutes les Associations accréditées par UNILASALLE et les engage pour l’exercice en cours. La présente Charte s’applique nonobstant les changements dans les structures de gouvernance des Associations et d’UNILASALLE. Elle ne pourra être modifiée par UNILASALLE qu’après consultation préalable des Associations accréditées.
Fait à Beauvais en deux exemplaires originaux, le ____________________________________________
Le Directeur DMVE Le Président de l’association